Language Town

Esse post serve não apenas para pessoas que estão aprendendo Inglês, ou ensinando-o, mas para todos aqueles que dependem desse idioma para se comunicar. O foco é um pouco mais voltado ao gerenciamento de projetos, mas serve para qualquer situação de comunicação.

De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos, o PMI (sigla em Inglês – Project Management Institute), a Comunicação é uma das maiores causas para a falha de um projeto, mas por quê? Simples, porque comunicação gera confusão. Se uma mensagem pode ser interpretada de várias maneiras, ela certamente será interpretada da pior possível, quanto mais importante for uma situação mais provavelmente você irá se esquecer de algo essencial que deveria ser comunicado. A comunicação depende do homem e, como diz o velho ditado, errar é humano.

Apresento, então, dicas de como melhorar a eficiência da Comunicação Escrita. Emails, memorandos, notas, relatórios etc. Dei ênfase em Comunicação Escrita, pois os itens se aplicam a ela. A comunicação verbal, feita face a face, é muito mais complicada e tem, por natureza, muitos recursos extras, como a linguagem corporal (que reprensenta cerca de 60% desse tipo de comunicação).

Um grande problema de nós, latinos, é o que eu chamo de “necessidade de afeto”. De modo geral, gostamos de conversar, saber como a pessoa está, dar várias voltas antes de chegar no assunto. Os anglo-saxões já não são assim. E precisamos aprender a controlar essa vontade de fazer rodeios, pois prejudica demais a comunicação. Se um norte-americano quer alguma informação, seu email vai ser mais ou menos assim:

John. Could you send the numbers from last season’s sales, please? Tks

Já o nosso seria mais ou menos assim:

                Hello John! I hope you are doing good! I’ve been checking the numbers regarding this year’s sales and I need additional information in order to complete some analysis. Linda told me that you were the one who worked with the Sales Team during last season’s sales. Is that correct? If so, would you, please, send me the numbers related to it? I appreciate that. Thank you and take good care!

Vê a diferença? Nos dois casos, John iria enviar os números relativos às vendas do último período, mas com certeza foi mais rápido no primeiro caso. Cuidado para não confundir objetividade com falta de educação. Eles não são mal educados e nem estão de mau humor, são apenas objetivos! E precisamos aprender a ser também.

Seja direto: seu email precisa capturar a atenção de seu leitor, conectar-se com ele e surtir o efeito certo. Seja sucinto: deixe emoções e informações irrelevantes de lado. Seja claro: evite ambiguidades e más interpretações. Tente usar apenas três linhas. Use marcadores e enumeradores (os bullets • presentes no word). Sempre que precisar, acrescente gráficos, listas e tabelas, mas cuidado! Utilize dessas comunicações visuais somente quando necessário!

Como sou formada em Letras, muitos amigos e colegas de trabalho terminam pedindo para eu revisar seus emails quando se sentem inseguros, ou têm dúvidas, e eu terminei anotando alguns erros que via com maior frequência. Eis a lista:

[1] O artigo definido THE. Em Português, nós usamos os artigos definidos O e A para tudo. O Brasil, a porta, o menino, a Maria etc, mas em Inglês não é bem assim. Tome cuidado para não cometer esse pecado linguístico e deixar implícito que, talvez, seu inglês não seja tão bom quanto pensam seus superiores. Não usamos THE antes de nomes de refeições, nomes pessoais, nem antes de substantivo + número. Our flight leaves from gate 5 (errado: the gate 5)

[2] Cuidado para não confundir it’s com its. São coisas completamente diferentes. O primeiro é a contração do pronome pessoal it e de um verbo [que pode ser o has (to have) ou o is (to be)], enquanto que o segundo é o pronome prossessivo.

Personal Pronoun: It’s been a while since I last saw her.

Possessive Pronoun: I have a cat, this is its bowl.

[3] Falhas de digitação. Cuidado com os erros de digitação ou confusão de palavras. They, their, there, they’re são facilmente confundidos. Assim como a utilização incorreta de this (sing.) e these (pl), that (sing.) e those (pl).

Para finalizar, divido uma dica muito interessante que recebi durante um curso de gerenciamento de projetos que tive na empresa onde trabalho. A palestrante em questão comentou a importância do uso de palavras de origem anglo-saxônicas no lugar das latinas! Isso mostra ao seu ouvinte/leitor o quão confortável você está com o idioma e o quão bom é nele. Abuse de verbos preposicionados (os famosos phrasal verbs). Veja os exemplos:

Em vez de você falar:

I will participate in the financial meeting
Lucy cancelled the meeting
Mark and John have to repeat the tests

Diga:

I will take part in the financial meeting
Lucy called the meeting off
Mark and John need to do the tests over

Ou seja:

[Latina] Participate = take part [phrasal verb; anglo-saxão];

[Latina] Cancel = call off [phrasal verb; anglo-saxão]

[Latina] Repeat = do over [phrasal verb; anglo-saxão].

Notou como soa mais elegante uma reunião called off em vez de cancelled? É nisso que você tem que prestar atenção. São detalhes como esses que farão com que as pessoas sintam mais confiança em você e sua comunicação fique mais clara e eficiente.

[Referências: MURPHY, Raymond. English Grammar in Use; Project Management Book of Knowledge (PMBoK) 4^th Edition]